Companies are finding that AI will not fix a bad process. Automation can simply accelerate a problem that already exists in the organization
When a company adds AI to an outdated process, it may not achieve a more modern operation. It may simply reproduce unnecessary approvals, data gaps and organizational barriers faster. A survey of 2,850 senior executives shows a shift away from indiscriminate adoption toward more rigorous examination of value. Before automating, therefore, you need to decide whether the original process should continue to exist at all.
The first wave of AI adoption in companies often rested on the assumption that the existing process could remain intact and simply have more powerful technology inserted into it. This approach is now beginning to hit its limits.
Forbes describes a G-P survey of 2,850 executives at vice-president level or above. The share reporting aggressive use of AI for innovation fell substantially from the previous year. This does not necessarily mean leadership is losing faith in AI. Companies are beginning to examine more carefully whether the technology actually addresses the root cause of a problem.
A typical mistake occurs when an outdated workflow is automated. If, for example, a company uses a complicated recruitment or onboarding process with several unnecessary handoffs and approvals, adding an AI assistant does not remove the underlying flaw. It may only accelerate the administrative part of a system whose logic no longer fits current needs.
The management approach should be the opposite. First ask what outcome the process is supposed to achieve. Then identify the steps that genuinely create value or control a significant risk. Everything else is a candidate for removal, not automation.
Only once the process has been simplified does it make sense to decide where to use AI. Otherwise a dangerous situation emerges: the technology accelerates the flow of work while also increasing the number of wrong or low-value steps performed per unit of time.
This approach also changes how return is evaluated. It is not enough to count the number of tasks processed by the system. You need to track whether the overall process became shorter, whether handoffs declined, whether errors fell, or whether experienced people spend less time on low-value work.
For leadership, a simple rule is useful: no significant AI project should begin by asking how to automate the existing procedure. It should begin by asking whether the company would design the same procedure today if it were building it from scratch.
AI can therefore function as an uncomfortable diagnostic tool. It exposes places where the organization has tolerated inefficient operations for years because the costs were dispersed across people and departments. If the work model itself is not changed first, the technology merely creates a more sophisticated version of the same problem.
KEY TERMS
- Automating the mess: Speeding up a process whose underlying structure is itself inefficient.
- Process redesign: Rebuilding a workflow around the desired outcome rather than the current sequence of steps.
- Process handoff: The point at which work or information moves between people, departments or systems.
- Operational friction: Unnecessary delay, administration or coordination that adds no value to the outcome.
Firmy zjišťují, že AI nevyřeší špatný proces. Automatizace může pouze zrychlit problém, který už v organizaci je
Když firma přidá AI do zastaralého procesu, nemusí získat modernější provoz. Může jen rychleji reprodukovat zbytečná schválení, datové mezery a organizační bariéry. Průzkum mezi 2 850 vedoucími pracovníky ukazuje posun od bezhlavého zavádění k důkladnějšímu prověřování přínosu. Před automatizací proto potřebujete rozhodnout, zda má původní proces vůbec dál existovat.
První vlna zavádění AI ve firmách často vycházela z předpokladu, že existující proces lze zachovat a pouze do něj vložit výkonnější technologii. Právě tento postup ale začíná narážet na limity.
Forbes popisuje průzkum společnosti G-P mezi 2 850 vedoucími pracovníky alespoň na úrovni viceprezidenta. Podíl těch, kteří uvádějí agresivní používání AI k inovacím, proti předchozímu roku výrazně klesl. Interpretace není nutně taková, že by vedení AI přestávalo věřit. Firmy začínají více prověřovat, zda technologie skutečně řeší příčinu problému.
Typický omyl vzniká při automatizaci zastaralého pracovního postupu. Pokud firma například používá složitý proces náboru nebo zapracování s několika zbytečnými předáními a schváleními, přidání AI asistenta neodstraní základní nedostatek. Může pouze urychlit administrativní část systému, jehož logika už neodpovídá současným potřebám.
Manažerský postup by měl být opačný. Nejdříve se ptejte, jakého výsledku má proces dosahovat. Potom určete kroky, které skutečně vytvářejí hodnotu nebo kontrolují významné riziko. Zbytek je kandidátem na odstranění, nikoli na automatizaci.
Teprve u zjednodušeného procesu má smysl rozhodovat, kde využít AI. Jinak vzniká nebezpečná situace: technologie zrychlí tok práce, ale současně zvyšuje množství chybných nebo málo užitečných kroků provedených za jednotku času.
Tento přístup mění také způsob, jakým se hodnotí návratnost. Nestačí spočítat počet úloh, které systém zpracoval. Je potřeba sledovat, zda se snížila délka celého procesu, počet předání, chybovost nebo čas zkušených lidí spotřebovaný na práci s nízkou hodnotou.
Pro vedení je užitečné zavést jednoduché pravidlo: žádný významný projekt AI nezačíná otázkou, jak stávající postup automatizovat. Začíná otázkou, zda by firma stejný postup navrhla i dnes, kdyby jej budovala od nuly.
AI tak může fungovat jako nepříjemný diagnostický nástroj. Odhaluje místa, kde se organizace dlouhé roky smířila s neefektivním provozem, protože náklady byly rozptýlené mezi lidi a oddělení. Pokud se nejprve nezmění samotný model práce, technologie jen vytvoří sofistikovanější verzi stejného problému.
KLÍČOVÉ POJMY
- Automatizace nepořádku: Zrychlení procesu, jehož základní struktura je sama o sobě neefektivní.
- Redesign procesu: Nové sestavení pracovního postupu podle požadovaného výsledku, nikoli podle současných kroků.
- Procesní předání: Okamžik, kdy práce nebo informace přecházejí mezi lidmi, útvary nebo systémy.
- Provozní tření: Zbytečná prodleva, administrativa nebo koordinace, která nepřidává hodnotu výsledku.