Když firma přidá AI do zastaralého procesu, nemusí získat modernější provoz. Může jen rychleji reprodukovat zbytečná schválení, datové mezery a organizační bariéry. Průzkum mezi 2 850 vedoucími pracovníky ukazuje posun od bezhlavého zavádění k důkladnějšímu prověřování přínosu. Před automatizací proto potřebujete rozhodnout, zda má původní proces vůbec dál existovat.
První vlna zavádění AI ve firmách často vycházela z předpokladu, že existující proces lze zachovat a pouze do něj vložit výkonnější technologii. Právě tento postup ale začíná narážet na limity.
Forbes popisuje průzkum společnosti G-P mezi 2 850 vedoucími pracovníky alespoň na úrovni viceprezidenta. Podíl těch, kteří uvádějí agresivní používání AI k inovacím, proti předchozímu roku výrazně klesl. Interpretace není nutně taková, že by vedení AI přestávalo věřit. Firmy začínají více prověřovat, zda technologie skutečně řeší příčinu problému.
Typický omyl vzniká při automatizaci zastaralého pracovního postupu. Pokud firma například používá složitý proces náboru nebo zapracování s několika zbytečnými předáními a schváleními, přidání AI asistenta neodstraní základní nedostatek. Může pouze urychlit administrativní část systému, jehož logika už neodpovídá současným potřebám.
Manažerský postup by měl být opačný. Nejdříve se ptejte, jakého výsledku má proces dosahovat. Potom určete kroky, které skutečně vytvářejí hodnotu nebo kontrolují významné riziko. Zbytek je kandidátem na odstranění, nikoli na automatizaci.
Teprve u zjednodušeného procesu má smysl rozhodovat, kde využít AI. Jinak vzniká nebezpečná situace: technologie zrychlí tok práce, ale současně zvyšuje množství chybných nebo málo užitečných kroků provedených za jednotku času.
Tento přístup mění také způsob, jakým se hodnotí návratnost. Nestačí spočítat počet úloh, které systém zpracoval. Je potřeba sledovat, zda se snížila délka celého procesu, počet předání, chybovost nebo čas zkušených lidí spotřebovaný na práci s nízkou hodnotou.
Pro vedení je užitečné zavést jednoduché pravidlo: žádný významný projekt AI nezačíná otázkou, jak stávající postup automatizovat. Začíná otázkou, zda by firma stejný postup navrhla i dnes, kdyby jej budovala od nuly.
AI tak může fungovat jako nepříjemný diagnostický nástroj. Odhaluje místa, kde se organizace dlouhé roky smířila s neefektivním provozem, protože náklady byly rozptýlené mezi lidi a oddělení. Pokud se nejprve nezmění samotný model práce, technologie jen vytvoří sofistikovanější verzi stejného problému.
KLÍČOVÉ POJMY
- Automatizace nepořádku: Zrychlení procesu, jehož základní struktura je sama o sobě neefektivní.
- Redesign procesu: Nové sestavení pracovního postupu podle požadovaného výsledku, nikoli podle současných kroků.
- Procesní předání: Okamžik, kdy práce nebo informace přecházejí mezi lidmi, útvary nebo systémy.
- Provozní tření: Zbytečná prodleva, administrativa nebo koordinace, která nepřidává hodnotu výsledku.