Týmové porady mají být efektivním nástrojem, jak spolu mohou týmy sdílet informace, dělat společná rozhodnutí a rozdělovat si práci. Praxe ale bývá často jiná. A mnozí pracovníci vnímají tato setkání spíše jako ztrátu času, která trvá zbytečně dlouho, většina agendy se jich netýká a ve výsledku by bylo lépe, kdyby drahocenný čas věnovali své vlastní práci. Přitom platí, že aby se situace zlepšila, stačí týmové porady lépe plánovat a vést ze strany manažera. Podívejme se na ty nejčastější chyby, kterým by se manažeři měli při vedení týmových porad vyhnout.
Nejasná agenda
Podle Harvard Business Review je jednou z největších chyb, když účastníci nevědí, o čem se bude jednat. Pokud manažer nesdílí agendu předem, bere tím svým podřízeným možnost se na poradu připravit a aktivně se do ní zapojit. Výsledkem je pasivní účast, zbytečné prodlevy a nižší efektivita celé porady. Proto by měl manažer před každou týmovou poradou v dostatečném předstihu poslat plán setkání, rozřazený do přehledných bodů.
Účast lidí, kteří na poradě být nemusí
Dalším častým problémem je účast lidí, kterých se probíraná témata vůbec nebo jen minimálně týkají. Tento typický přešlap vede ke zbytečně dlouhým jednáním a k pocitu promarněného času na straně všech účastníků. Správně vedená porada zahrnuje pouze ty, kteří mají k tématu co říct nebo se jich přímo týká.
Nedodržování časového rámce
Přetahování vyhrazeného času je zaručený způsob, jak svůj tým frustrovat. Jakmile se porada protahuje nad plánovaný čas, klesá pozornost i produktivita účastníků. Nedodržením harmonogramu navíc narušujete další pracovní plány a snižujete důvěru svých podřízených v to, jak si vy sami dovedete zorganizovat čas a práci. Buďte proto striktní a vyhrazený čas nikdy nepřetahujte.
Absence konkrétních výstupů
Porady, ze kterých nevyplývají jasné závěry, úkoly nebo další kroky, jsou pro účastníky frustrující. Pokud se diskuse drží jen v obecné rovině a nekončí konkrétními rozhodnutími, ztrácí porada svůj smysl. Každé setkání by proto mělo mít hmatatelné výstupy i jasně definované další kroky, přiřazené jednotlivým účastníkům jednání.
-mm-