V ideálním světě by měl projektový manažer nebo vedoucí týmu pracovat vždy jen na jednom klíčovém projektu. Realita je ale jiná – projekty se překrývají, probíhají paralelně a často do nich vstupují různí lidé napříč týmy. Takové situace samozřejmě zvyšují požadavky na tým, který tyto projekty řeší, stejně jako na manažera, který práci na projektech organizuje. Jak souběh více projektů najednou zvládnout a nenechat sebe nebo svůj tým zahltit? Podívejme se na několik principů, které vám pomohou udržet i více projektů najednou kontrolu.
Tyto tipy uveřejnil web Harvard Business Review.
Definujte cíle a průběžně sledujte pokrok
U každého projektu si jasně určete, co znamená úspěch a podle jakých ukazatelů ho budete hodnotit. Tyto metriky pravidelně kontrolujte a sledujte, jak se k nim jako tým přibližujete. Díky tomu získáte přehled o stavu projektů a včas odhalíte případné problémy.
Důvěřujte svému týmu a dostatečně mu delegujte práci
Při řízení více projektů najednou není možné zvládnout všechno vlastními silami. Naučte se efektivně delegovat úkoly a dejte členům projektového týmu dostatek pravomocí, aby mohli své povinnosti plnit samostatně. Dlouhodobě se vyplatí investovat prostředky do rozvoje týmu a budovat vzájemnou důvěru – právě ta vám v náročných obdobích umožní zvládat projekty bez zbytečného stresu.
Dbejte na kvalitní time management
Pokud řídíte více projektů současně, bez kvalitního time managementu se neobejdete. Klíčem je mít jasno v datech a detailně plánovat nejen své aktivity, ale i práci celého týmu. Každý by měl přesně vědět, na čem pracuje a kolik času má na splnění úkolu. Dobře nastavené plánování vám pomůže zvládat zátěž systematicky a bez chaosu.
Stanovte si priority a držte se jich
Při velkém množství úkolů je zásadní umět rozlišit, co je opravdu důležité. Identifikujte klíčové oblasti jednotlivých projektů a soustřeďte se na ně. Nesnažte se dělat všechno najednou – postupujte krok za krokem podle priorit. Zároveň si dejte pozor na perfekcionismus. Ne každý detail si zaslouží maximální péči, zvlášť když jinde hoří důležitější věci.
-mm-